Das praktische “Helferlein” für Chöre im SCV!
Mitgliederverwaltungsprogramm für Chöre und Verband
Die Digitalisierung ist eine nicht mehr wegzudenkende Realität und betrifft nahezu jeden Lebensbereich. Mit der Einführung des „SCV Office“, einer neuen benutzerfreundlichen Softwarelösung für Chöre, möchte sich der Südtiroler Chorverband dieser Herausforderung stellen und mit dem Programm „SCV Office“ seinen Mitgliedschören ein nützliches Werkzeug an die Hand geben. Das Ziel ist es, die Kommunikation zu den Mitgliedern und allen Organen des Chorverbands zu verbessern, aber auch die Optimierung aller Verwaltungsvorgänge rund um den Vereinsbetrieb.
Vorteile für die Chöre
Die Mitgliedschöre können ihre Mitglieder bequem über das System verwalten. Unter anderem können Funktionen oder Stimmgruppen usw. zugewiesen werden. Durch die Angabe des Eintrittsdatums behält man stets einen Überblick über Jubiläen und Ehrungen. Die Ehrenurkunden können dann direkt im System beim Verband beantragt werden. Durch das System wird die Kommunikation mit den eigenen Mitgliedern sehr einfach und schnell (z.B. Mitteilungen über Proben, Erinnerungen usw.) Die jährliche Bestandmeldung (statistische Erhebung) ist nicht mehr nötig. Bisher musste jeder Chor jährlich seine statistische Bestandsmeldung an den Chorverband schicken. Termine können künftig durch das neue System verwaltet werden. Im Kalender kann sich jeder Chor seine individuellen Termine, wie Proben oder Vorstandssitzungen usw. eintragen. Es ist auch möglich, Konzerte oder Auftritte einzutragen und diese für alle Mitgliedschöre des SCV sichtbar zu machen. Dadurch können konkurrierende Veranstaltungen bereits bei der Planung vermieden werden. Die Veranstaltung wird dann auch auf der Seite des SCV aufscheinen, und wird somit beworben. Der Tätigkeitsbericht zum Jahresende kann ebenfalls schnell und einfach erstellt werden. Ab 2023 können Sänger*innen der Mitgliedschöre des SCV zu den Schulungen und Veranstaltungen des Chorverbandes nur mehr über dieses System angemeldet werden, um in den Genuss des verminderten Kurstarifs für Mitglieder zu kommen. Im integrierten Kassabuch können Ein- und Ausgänge bequem gebucht werden, die bisher in Exceltabellen usw. geführt werden mussten. Bei Änderungen von Zuständigkeiten im Verein ist die Übergabe schnell und einfach zu erledigen. Durch dieses System sind die Daten jederzeit sicher vor Datenverlust durch Computerschaden, Feuer usw. verwahrt. Mühsame Datensicherung auf USB-Sticks usw. entfällt.
Daten müssen immer aktuell sein
Um ins System einzusteigen, muss man den Benutzernahmen eingeben. Mit diesem Zugang können dann weitere Zugänge für die eigenen Mitglieder erstellt werden. Innerhalb des Ausschusses bzw. des Chores kann eine technisch versierte Person mit der Führung des Systems betraut werden, etwa die*der Schriftführer*in, dafür sollte ein eigener Zugang für diese Person erstellt werden. Die Daten des Chores, der Chorleitung und der Mitglieder müssen unbedingt immer aktuell sein. Änderungen müssen sofort eingetragen werden; das betrifft auch die Angabe der Funktionäre innerhalb des Chores. Denn ab Juni 2023 werden wichtige Informationen vom Verband nur mehr über das neue System verschickt. Auch für die statistische Erhebung und die Unfallversicherung der Sängerinnen und Sänger gelten die Daten als Grundlage.
